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5 ideias para desburocratizar hoje seu setor

Postado em 9 de fevereiro de 2017, às 19:00
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Um dos principais problemas que podemos viver no dia-a-dia do serviço público, é a demasiada burocracia em alguns órgãos, que toma nosso tempo e custa caro para os cofres públicos, e consequentemente para nós.

Como a função do servidor público é servir ao público, nada melhor que prestar um serviço confiável e de alta qualidade. Assim, preparamos algumas dicas para diminuir ou acabar com a burocracia em seu setor.

#1 – Evite reuniões desnecessárias

Evite reuniões desnecessárias - Inovar Público
É tentadora a ideia de realizar reuniões para discutir qualquer assunto, inclusive assuntos irrelevantes, que não afetam ou melhoram o trabalho de quase nenhum dos participantes presentes.

Desta forma, caso o assunto de uma provável reunião seja apenas para realização de informes de decisões tomadas, crie um grupo de emails, ou até mesmo um grupo em aplicativos de troca de mensagens instantâneas, como o Whatsapp e o Telegram, para envio dos informes. Importante é não confundir estes grupos de emails e mensagens com grupos pessoais, onde assuntos sem importância são levantados. Desta forma, será possível aproveitar melhor as horas de trabalho, e consequentemente melhorar a qualidade do serviço prestado.

Cuidado apenas com o uso descontrolado do email, que pode causar desperdício e perda de produtividade por parte dos funcionários.

Mais informações sobre um melhor aproveitamento das reuniões em seu órgão, no guia básico para reuniões produtivas.

#2 – Organize as informações digitalmente

Informações digitais - Inovar Público

Saber que existem muitos órgãos que ainda mantém pilhas e mais pilhas de documentos, relatórios, memorandos entre outros, pode nos causar estranheza. Mas isso é mais comum do que parece. Imagine agora ter que encontrar alguma informação neste mundo de documentos desorganizados e sem nenhum filtro.

Ao transferir todo o conhecimento de um órgão para o meio digital, com a utilização de sistemas, pastas compartilhadas de documentos e até mesmo planilhas, o benefício é imensurável. Pesquisas podem ser realizadas mais facilmente, organização de documentos é facilitadas entre outros.

Hoje é possível ter acesso a centenas de soluções gratuitas na internet, como discos virtuais para armazenar documentos que podem ser acessados de qualquer dispositivo conectado (Dropbox, Google Drive e Box), softwares públicos gratuitos e modelos de documentos para serem utilizados gratuitamente.

#3 – Descentralize decisões

Descentralize decisões - Inovar Público

Técnicas modernas de gestão e administração de empresas e órgãos públicos, mostram que a descentralização e o aumento da confiança em outros funcionários e subordinados, trazem resultados positivos.

Você não precisa estar no controle o tempo todo, e deve dar autonomia à tomada de decisões sem o seu consentimento. Um estagiário ou aprendiz  é capaz de realizar tarefas mais simples, que não afetarão em nada seu órgão caso sejam feitas de forma equivocada, e consequentemente será possível focar em tarefas mais relevantes e urgentes referentes ao cargo ocupado.

#4 – Saiba dizer “não”

Saiba dizer não - Inovar Público

Dizer “não” não deve ser visto como algo negativo, ou algo que se refira ao funcionário simplesmente não querer realizar uma tarefa, e sim ao funcionário que prioriza o que deve ser feito de mais importante ou urgente.

Pequenas tarefas podem aparecer durante todo o expediente, e às vezes pela sua simplicidade podem parecer atraentes para o funcionário. Porém é preciso cuidado para não se tornar o responsável por realizar trabalho dos outros funcionários, apenas por aceitar a realizar tudo que lhe é pedido, mesmo estando fora de sua alçada.

Ao negar um pedido, pense em apresentar uma alternativa para a solicitação e procure saber por que esta tarefa está sendo encaminhada para o setor errado. Saiba como dizer “não” sem medo, com estas 5 dicas.

#5 – Aplique ideias de gestão de empresas nos órgãos públicos

Gestão de Empresas - Inovar Público

Pesquise e aprenda sobre gestão de empresas para conseguir aplicar também em órgãos públicos. Mesmo com particularidades e impedimentos, muitas vezes é possível aproveitar ideias e estratégias do setor privado para o setor público.

Melhore a comunicação do seu setor, utilize de artefatos como matriz SWOT, defina missão, visão e valores e ainda defina metas a médio e longo prazo.


A principal ideia deste artigo foi mostrar como é possível melhorar a cada dia o serviço público, através de mudanças simples.

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